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Möge die Macht der Urlaubsvertretung mit dir sein!

Wie man seine Abwesenheit und Rückkehr plant

Längere Urlaube (oder sonstige Abwesenheiten) bedeuten meist ein Ansteigen von Aufgaben vor dem Antritt, weil diese für die Übergabe gut aufbereitet, strukturiert und dokumentiert werden müssen – und dies gleichzeitig so, dass man nach dem Urlaub wieder gut einsteigen kann. Es ist schon fast ein Naturgesetz, dass gerade ungeplante Arbeiten kurz vor dem Urlaubsantritt aufpoppen und noch gelöst werden möchten. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie man diesen ungeplanten Arbeiten begegnen kann und was man vorbereiten kann, um die Zeit vor, aber auch nach der Abwesenheit sinnvoll zu nutzen.

Es war einmal vor langer Zeit in einer weit, weit entfernten Galaxis…

Kennen Sie Star Wars? – Den (aktuell) neunteiligen Filmepos von George Lucas rund um Luke Skywalker, Obi-Wan Kenobi, Darth Vader und Co? Die Science Fiction Story hat auf den ersten Anschein wenig gemein mit dem Thema Urlaubs-Vor- und Nachbereitung und doch fanden wir die Titel der neun Filme gar nicht so unpassend, um die verschiedenen Phasen zu beschreiben. Sollten Sie die Filmreihe nicht kennen, machen Sie sich keinen Kopf. Die Inhalte sind auch ohne deren Kenntnisse verständlich.

Phase I: Die dunkle Bedrohung

Nehmen wir an, Sie stehen etwa 3-4 Wochen vor einer längeren Abwesenheit im Unternehmen (Sommer/Winterurlaub, Sabbatical, etc.). Gefühlt ist die Abwesenheit noch weit entfernt, doch meistens ergeben sich in dieser Zeit oftmals schon Terminkollisionen und Aufgaben mit Deadlines, die in Ihre Abwesenheit fallen. Also meist noch vorher erledigt werden müssen.

Wenn Sie diese dunklen Bedrohungen wahrnehmen, ist es an der Zeit, Ihre bevorstehende Abwesenheit im Unternehmen präsenter zu machen. Sollten Sie Ihren Abwesenheits-Terminblock noch nicht auf „abwesend“, sondern „gebucht“ gestellt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt dafür. Zusätzlich bietet es sich an, Ihre bevorstehende Abwesenheit in Ihren Mailsignaturen in einer Signalfarbe zu hinterlegen.

Phase II: Angriff der Klonkrieger

Ungefähr 2-3 Wochen vor Ihrer Abwesenheit werden Sie im schlechtesten Fall mit einer Vielzahl neuer Aufgaben und Anfragen konfrontiert, die gelöst werden wollen. Der Angriff der Klonkrieger. Besprechen Sie diese mit Ihrer Kollegenschaft und nehmen Sie nach Möglichkeit keine neuen Aufgaben mehr an.

Verschaffen Sie sich Übersicht über Ihre Aufgaben und priorisieren Sie Aufgaben, die noch vor Ihrem Urlaub zu erledigen sind oder für eine Übergabe an eine:n Kollegen:in zu umfangreich wären (Eine Übersicht zur Aufgabenplanung finden Sie hier). Wenn Sie mitten in einem Projekt stehen, bestimmen Sie idealerweise bereits jetzt ein Teammitglied, das die Leitung stellvertretend übernimmt.

Phase III: Die Rache der Sith

Eine Woche vor Ihrer Abwesenheit: Bereiten Sie Ihre Urlaubsübergaben vor und blockieren Sie den Vormittag nach Rückkehr terminlich, um nicht am ersten Tag Ihrer Rückkehr mit Morgenterminen konfrontiert zu werden. Konsolidieren Sie nochmals Ihre Aufgaben und überlegen Sie welche noch erledigt werden können und welche Sie an Kollegen übergeben. Planen Sie dann gezielt Übergabetermine.

Erfahrungsgemäß kommt in dieser Zeit oftmals eine dringende und unaufschiebbare Arbeit auf Sie zu. Das Projekt „Sith“ benötigt unbedingt Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit und nur Sie können es wieder auf Kurs bringen, obwohl Sie damit bereits abgeschlossen haben, oder eine Übergabe erfolgte. Mit den zuvor durchgeführten Schritten sollten Sie genug Zeitpuffer haben, um die Aufgabe zu bewältigen und der Rache der Sith zu entkommen.

Phase IV: Eine neue Hoffnung

Zwei Tage vor Ihrer Abwesenheit haben Sie die meisten Themen bereits übergeben und stimmen noch Feinheiten ab. Ihr Urlaubsantritt steht kurz bevor, doch es ist ruhig. Zu ruhig. Lassen Sie sich nicht beirren und gehen Sie ggf. Themen an, die Sie schon länger mangels Dringlichkeit aufschieben. Ein guter Zeitpunkt, um Ihre Mailablagestruktur zu überarbeiten. Tipps dazu finden sie hier.

Phase V: Das Imperium schlägt zurück

Der letzte Arbeitstag, morgens: Aktivieren Sie bereits jetzt Ihre Abwesenheitsnotiz. Wenn Sie jetzt noch eine dringende Anfrage erhalten, können Sie gemeinsam mit Ihrer Vertretung beratschlagen, was wie zu tun ist. Eine Generalprobe für Ihre Abwesenheit, wenn man so will.

Sollten Sie ein Mobiltelefon Ihres Arbeitgebers haben und dies auch privat nutzen, loggen Sie sich aus allen Messengern (Teams, Cisco, Zoom, etc.) aus und deaktivieren Sie Ihren Mailaccount.

Phase VI: Die Rückkehr der Jedi-Ritter

Fast zurück, der letzte Urlaubstag hat begonnen und viele werden bei dem Gedanken, was einem nach längerer Abwesenheit erwartet, neugierig. Wenn es für Sie hilfreich erscheint, können Sie Ihre Messenger-Dienste und Mailaccounts wieder aktivieren und Ihre Termine und Nachrichten ordnen. Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, aktivieren Sie ggf. die Option „Als Unterhaltung anzeigen“ unter „Ansicht“, um E-Mailverläufe zu konsolidieren und nicht unnötigerweise bereits abgeschlossene Themen anzugehen.

Phase VII: Das Erwachen der Macht

Der erste Arbeitstag beginnt für viele oft damit, sich mit dem Team wieder kurzzuschließen und eine Flut an E-Mails zu sichten, bevor man wieder Fahrt in seinen Projekten und Themen aufnehmen kann. Erfahrungsgemäß lenkt man dabei zu viel Aufmerksamkeit auf E-Mails als auf die Abstimmungen mit der Kollegenschaft. Je nach Unternehmenskultur ist vielleicht ein Großteil Ihrer Nachrichten nur als zusätzliche Information für Sie bestimmt (klassischerweise Mails, in denen Sie in CC stehen). Sie können diese via E-Mail-Regeln aus ihrem Posteingang filtern und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt lesen, um sich einen Überblick über die wichtigen und dringenden Dinge zu verschaffen.

Phase VIII: Die letzten Jedi

Ist die E-Mail-Flut gebannt, ist es an der Zeit sich mit dem Projektteam und der Kollegenschaft abzustimmen, übergebene Themen wieder zurückzunehmen und ggf. neue Aufgaben anzugehen.

Phase IX: Der Aufstieg Skywalkers

Wieder mitten im Geschehen ist es empfehlenswert, sich ein wenig Zeit für eine Retrospektive zu nehmen. Was hat gut funktioniert bei den Übergaben und den Urlaubsvorbereitungen? Worauf können Sie bei der nächsten Abwesenheit noch zusätzlich achten? Holen Sie sich Feedback von Ihrer Urlaubsvertretung.

Epilog

Zugegeben, manche Analogien waren vielleicht holprig oder merkwürdig – aber eben des Merkens würdig! Es ist natürlich klar, dass jede Tätigkeit und jeder Job seine Spezifika hat hinsichtlich Routineaufgaben, die erledigt und übergeben werden müssen und außertourlichen Projektaufgaben, für die meist keine 1-zu-1 Vertretung möglich ist. Schlussendlich soll dieser Artikel als Checkliste und Denkanstoß für die eigene Urlaubsplanung dienen.

Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub. Möge die Macht mit Ihnen sein!

Wenn Sie Unterstützung bei Planungsvorgängen benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com

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