Wie viel Zeit verbringen Sie täglich beim Bearbeiten Ihrer Mailbox? Laut einer Studie erhalten Führungskräfte im Schnitt circa 30.000 E-Mails pro Jahr, Tendenz steigend. Wie also diese Flut an Informationen bewältigen?
Um schnell durch die Inbox zu manövrieren und einen guten Überblick zu erhalten, wo und in welcher Reihenfolge Sie tätig werden müssen gibt es eine Reihe an Möglichkeiten. In diesem Artikel möchte ich ein paar von mir erprobte Methoden und Arbeitsweisen vorstellen.
Der E-Mail Lebenszyklus
Um mögliche Methoden oder Strategien für die Bewirtschaftung seines Posteingangs zu finden, ist es sinnvoll sich zu überlegen wie typischerweise der Lebenszyklus einer E-Mail verläuft. Meiner Ansicht nach muss man dabei zwischen folgenden Kategorien unterscheiden, um diesen Zyklus zu beschreiben:
Aktion gefordert
Eine Nachricht die eine Aktion erfordert. Je nach Dringlichkeit müssen Sie hier vielleicht bereits entscheiden welche Priorität die Aktion hat und wann Sie diese durchführen. Nach Erledigung wird die Mail gelöscht/archiviert und der Lebenszyklus endet im besten Fall.
Information
Ob Newsletter, Unternehmensrundmail oder Status-Updates aus Projekten. Hier ist keine Aktion erforderlich. Die Nachricht kann in einem Unterordner „Lesen“ geparkt werden und kann zwischendurch gelesen werden.
Der Termin
Sie kennen vielleicht den Spruch: „Dieses Meeting hätte ein E-Mail sein sollen!“ – Nun das Gleiche gilt auch umgekehrt. Wenn man eine seitenlange E-Mail erhält, ist ein Abstimmungstermin mit dem Absender oft die effizientere Variante. Der Lebenszyklus endet mit Abschluss der Termin-Aussendung.
Doch welche Strategien helfen nun dabei Mails zu strukturieren?
Die Zero-Inbox Strategie
Das Ziel dieser, von Merlin Mann entwickelten, Strategie ist naheliegend. Es geht darum seinen Posteingang immer komplett leer zu halten. Das Problem bei dieser Strategie ist, dass man wenig „echte“ Arbeit erledigt bekommt, da man laufend mit der Bearbeitung der Inbox abgelenkt wird. Für jemanden der sich mit Strukturen wohl fühlt, erscheint diese Strategie sehr vorteilhaft. Man organisiert seine Mails in 3-4 Ordner und hält den Posteingang sauber ohne das Gefühl zu haben etwas nicht bedacht zu haben.
Details zur Zero-Inbox Strategie finden sie hier.
Suchen statt sortieren
Gegensätzlich der Zero-Inbox Strategie wird hier alles im Posteingang behalten. Man organisiert sich dabei mit Kategorien und dem Setzen von Flags und verwendet überwiegend die Suchfunktion, um sich zu orientieren. Diese ist in den meisten E-Mail-Programmen heutzutage so gut, dass eine Sortierung und die Organisation in Ordnern nebensächlich wird.
Mail-Methoden
Die E-Mail Routine
Es gab eine Zeit, in der ich am Ende eines Arbeitstages das Gefühl hatte viel getan zu haben, aber irgendwie auch nichts. Das permanente Checken des Posteingangs und sofortige Sichten neuer Mails kostet viel Energie. Man durchläuft dabei permanente Tätigkeitswechsel und das ist mit Rüstzeiten verbunden.
Für die meisten Berufe ist eine umgehende Beantwortung von E-Mails nicht erforderlich. Also ist es naheliegend, vielleicht jede Stunde 10 Minuten für das Bearbeiten des Posteingangs und dem Beantworten der wichtigsten Nachrichten aufzuwenden. Um dies zu erreichen, ist es notwendig die Benachrichtigungseinstellungen des E-Mail-Programms korrekt einzustellen. Deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen, um nicht permanent Pop-Ups zu neuen Nachrichten zu erhalten oder schließen Sie das E-Mail Programm generell. Wenn Sie das Mailprogramm für andere Aufgaben benötigen, können Sie dieses ggf. auch in einen Offline-Modus versetzen.
Ordnersysteme
Was naheliegend eine gute Idee ist, um Struktur und Übersicht zu behalten kann im Ordnerchaos enden. Meistens hatte ich irgendwann zu viele Ordnersysteme mit einer Vielzahl an Unterordnern. Ab einem gewissen Zeitpunkt ist dann die Suche des „passenden“ Ordners viel zu viel Aufwand und man landet im „Suchen statt Sortieren“ System. Zu viele Ordner sind also nicht zielführend. Aber wie mit wenig Ordnern auskommen? Ich habe dazu eine Methode getestet deren Basis ein drei Ordner System ist, nämlich genau mit drei Ordnern für die Kategorien des E-Mail-Lebenszyklus (Aktion, Lesen, Termin).
Outlook Quick Steps
Wer Microsoft Outlook nutzt, kann sich mit QuickSteps behelfen und das Verschieben und Strukturieren von E-Mails erheblich vereinfachen. Hier werden einzelne Schaltflächen erstellt, die auf Klick verschiedene Funktionen ausführen. Generell wimmelt es auf Youtube und anderen Platformen von Videos zur Arbeitsorganisation via Quick Step-Funktionen. Ein Beispiel dazu finden Sie hier.
Kontextwechsel
Manchmal hilft ein Kontextwechsel, speziell wenn man viele Nachrichten erhält, die eine Aktion erfordern. Gerade in einem Projekt kann das sehr schnell der Fall sein. In diesen Fällen kann ich empfehlen die Mails in einem anderen Tool, wie beispielsweise Trello oder MS Tasks abzubilden und die zugehörigen Nachrichten in einem Ordner erstmal zu archivieren. Antworten können Sie dann sobald sie sich der Aufgabe konkret widmen. Mit welchen Methoden man dann am Besten die Übersicht behält finden Sie in meinem Artikel über Projekte im Schafspelz.
Konklusion
Die für Sie individuelle Mischung macht es aus. Abgesehen von der „Zero-Inbox Strategie“ und dem“Suchen statt sortieren“ Vorgehen können alle erwähnten Methoden gleichzeitig verwendet werden. Ich kann hier nur empfehlen zu experimentieren. Die große Hemmschwelle dabei ist es, sich bewusst Zeit für die Optimierung zu nehmen und diese eine Zeit lang zu verfolgen, bevor man sich an neuen Vorgehen versucht.
Wenn Sie Unterstützung im Aufgabenmanagement benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
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