Wir alle kennen es – alles ist neu und der Start in einen neuen Job und/oder in ein neues Projekt ist selten einfach. Es ist enorm wichtig, für eine angenehme Onboarding-Phase zu sorgen. Denn nicht nur der erste Eindruck zählt, in den ersten Wochen wird auch das künftige Engagement neuer MitarbeiterInnen geformt. Onboarding startet jedoch nicht erst am ersten Arbeitstag. Bereits vor dem Start im neuen Job gibt es einige Dinge, die man im Unternehmen beachten sollte. Wir haben ein paar Tipps für erfolgreiches Onboarding zusammengetragen und mit unserer Erfahrung angereichert:
Vorbereitung: Vor dem ersten Tag
Nach erfolgreicher Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sollte der/die neue MitarbeiterIn vorab alle nötigen Informationen erhalten, die für einen guten Start essentiell sind. Neue KollegInnen müssen wissen, wann sie an ihrem ersten Tag wo sein sollen und es sollte sichergestellt sein, dass sowohl die künftige Führungskraft als auch ein Großteil des Teams am ersten Tag anwesend sind. Auch der Dresscode sollte im Idealfall bereits vor dem Start bekannt gegeben werden, um neuen KollegInnen eventuelle Unsicherheit zu nehmen. Um die Unternehmenskultur und -werte bestmöglich kennenzulernen, ist es empfehlenswert, dass man einen Buddy oder Paten ernennt – eine Person, die dem/der neuen KollegIn dabei hilft, sich schnell und gut zurechtzufinden und sich auch darum kümmert, dass neue KollegInnen nicht allein beim Mittagessen sitzen müssen oder in Arbeitspausen niemanden zum Reden haben.
Der Zugang zum Büro mit Schlüssel oder Zugangskarte muss frühzeitig sichergestellt werden und die nötigen Arbeitsmittel bestellt werden. Nichts ist ärgerlicher oder für ein Unternehmen peinlicher, als wenn am ersten Arbeitstag der Arbeitsplatz oder die Hardware nicht verfügbar ist. Nicht vergessen werden sollte die rechtzeitige Generierung von Zugangsdaten und/oder der Erwerb von Lizenzen, die neue KollegInnen dazu befähigen, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.
Orientierung: Die ersten Tage
Nun ist er endlich da – der erste Arbeitstag. Bei einem ersten Firmenrundgang wird gezeigt, wo man was findet und die absoluten Basics der Zusammenarbeit wie etwa Pausen und die üblichen Umgangsformen erklärt. Um sich als attraktiver Arbeitgeber möglichst gut zu präsentieren, empfiehlt es sich, ein Welcome-Package organisieren. Das dient nicht nur dem Employer Branding und sorgt für ein Gefühl der Zugehörigkeit – kleine Geschenke sind ein Zeichen von Wertschätzung. Falls das Unternehmen Corporate Benefits anbietet, sollten diese erwähnt werden – umso größer wird bei allem Stress zu Beginn die Freude über den neuen Job sein.
Vor der Einführung in die Aufgaben und der Klärung von Erwartungen und fachlichen Zuständigkeiten, sollte es neuen KollegInnen so einfach wie möglich gemacht werden, KollegInnen kennenzulernen und sich in das Team zu integrieren. Hierbei helfen Onboarding-Veranstaltungen und in weiterer Folge und mit etwas Firmenzugehörigkeit Teambuilding-Events. Aus eigener Erfahrung ist es sehr zuträglich, wenn man bereits vor dem offiziellen Arbeitsbeginn zu Teamaktivitäten eingeladen wird, falls diese zufällig in diesem Zeitraum stattfinden. Um neue KollegInnen der Belegschaft bekannt bekannt zu machen und die wichtigsten Schnittstellen kennenzulernen, empfehlen sich Einladungen zu gemeinsamen Vorstellungsterminen. Parallel dazu kann man mit der Einführung in die IT-Systeme und in die fachliche Arbeit starten. In Bezug auf Onboarding sollte die Führungskraft nach 2 bis 3 Wochen das Gespräch mit der neu eingestellten Person zu suchen, um sich beidseitig Feedback zu geben und eventuelle Vereinbarungen nochmals zu diskutieren.
Die persönliche Zusammenarbeit hat sich seit 2020 stark verändert. Aufgrund der Corona-Pandemie war es monatelang nicht möglich, sich persönlich zu treffen, was besonders das Onboarding stark erschwert hat. Viele Menschen, die während der Lockdowns das Unternehmen gewechselt haben, mussten damit leben, ihre KollegInnen nur über den Bildschirm kennenzulernen. Das forderte die Führungskräfte stark, da diese dafür sorgen mussten, das Team zusammenzubringen und zusammenzuhalten.
Projekte und Produkte vorstellen
Ist die erste Eingewöhnungsphase vorbei, folgt je nach Jobbeschreibung die nächste Herausforderung – das Onboarding in diversen Projekten. Hier ist es wichtig, dass man eine saubere Übergabe plant und bereits vorab alle notwendigen Informationen so aufbereitet, dass die Person, die neu in das Projekt kommt, gut damit arbeiten kann. Es können hier verschiedenste Methoden, wie Personas im Projekt oder die Umfeld- und/oder Stakeholderanalyse Anwendung finden.
Es empfiehlt sich, ein Onboarding-Dokument mit den wichtigsten Eckpunkten zu erstellen:
- Worum geht es im Projekt?
- Wer sind die Mitarbeitenden, Ansprechpartner und Stakeholder?
- Was ist das Ziel des Projekts?
- Welche Kommunikationskanäle und Regeltermine gibt es?
- Welche Aufgaben soll man übernehmen?
Je nach Konstellation kann es auch hilfreich sein, dieses Dokument gemeinsam zu erstellen. Idealerweise ist der/die VorgängerIn noch verfügbar und nimmt sich Zeit, die wichtigsten Themen gemeinsam durchzusprechen. Das Erarbeiten eines Projektumfelds am Flipchart oder auch am virtuellen Whiteboard und die Möglichkeit, immer wieder sofort Fragen zu stellen, ist jedenfalls einprägsamer, als sich ein Dokument nach dem anderen alleine durchzulesen. Unserer Meinung nach lohnt sich dieser personelle Mehraufwand definitiv!
Auch die Einführung in das Projektteam gestaltet sich effizienter, wenn sich der/die aktuell Verantwortliche die Zeit nimmt, neue KollegInnen standesgemäß vorzustellen. Wie im allgemeinen Onboarding sind es schließlich die Menschen, die ein Projekt zum Erfolg führen. Eine gute Zusammenarbeit und Teamspirit ist hier sehr zuträglich. Das A und O der erfolgreichen Projektarbeit ist das Kennen der wichtigsten Ansprechpartner, weshalb hierauf besonderes Augenmerk gelegt werden sollte.
Generell steht es in Projekten im Unterschied zum Daily Business an der Tagesordnung, dass KollegInnen wechseln und neu dazukommen, weshalb eine gute Dokumentation der Vorgänge und Aufgaben sehr hilfreich ist, um den Aufwand so minimal wie möglich zu halten. Zum Beispiel dient die Methode Kanban hervorragend zur Visualisierung von Aufgaben. Am Wichtigsten für den Projekterfolg ist jedenfalls, dass jeder/jedem im Projekt klar ist, was geliefert werden soll und was Ziel des Projekts ist. Zwar ist es wichtig, Regeln und Erwartungen zu kennen, aber die Entwicklungsziele sollten wie es etwa auch in Scrum der Fall ist, jedenfalls im Vordergrund stehen. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in unserem Artikel über Projektorganisation.
Wenn Sie Unterstützung im Onboarding in Projekten benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
Neueste Kommentare