PRINCE2-Zertifizierung: Der britische Geheimagent im Projektmanagement – Mit der Lizenz zum Strukturieren und Steuern

Nachdem wir Ihnen den PMP – Projekt Management Professional des PMI (Project Management Institute) vorgestellt haben, ist es Zeit, das Spotlight auf einen weiteren, international gefeierten Helden der Projektmanagement-Zertifizierungs-Welt zu richten: PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments). Wie ein britischer Geheimagent, der stets strukturiert und effizient im Verborgenen operiert, hat sich dieser ursprünglich in Großbritannien entwickelte Standard weltweit als führende Methode im Projektmanagement etabliert. Mit einer Lizenz zum Strukturieren und Steuern bietet PRINCE2 einen disziplinierten Ansatz für Projekte jeglicher Größe und Branche und wird oft als ideale Ergänzung zu anderen Projektmanagement-Methoden und -Frameworks angesehen. In diesem Artikel tauchen wir tief in die Welt von PRINCE2 ein und beleuchten ein Stück weit die Methodik sowie den Zertifizierungsprozess.

Was ist die PRINCE2-Zertifizierung?

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine weltweit anerkannte Methode für effektives Projektmanagement. Sie wurde von der britischen Regierung entwickelt und wird heute von vielen Organisationen und Unternehmen weltweit eingesetzt. Die Zertifizierung besteht aus zwei Teilen: Foundation und Practitioner. Während die Foundation-Zertifizierung Grundkenntnisse über die PRINCE2-Methodik vermittelt, geht die Practitioner-Zertifizierung tiefer und befasst sich mit der Anwendung dieser Methodik in der Praxis. Zudem gibt es mit PRINCE2 Agile noch eine Ausprägung die speziell für Projekte mit agilen Lieferobjekten zugeschnitten ist.

Gültigkeit und Rezertifizierung

Die PRINCE2 Foundation sowie die Practitioner-Zertifizierung sind initial jeweils 5 Jahre gültig (Practitioner schließt Foundation ein). Um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten, müssen Zertifikatinhaber:innen eine Rezertifizierungsprüfung bestehen, damit sie weitere 3 Jahre Ruhe haben. Alternativ kann man 20 CPD-Punkte pro Jahr sammeln, um den Status für 1 Jahr zu verlängern.

Warum sollte man diese Zertifizierung anstreben?

Die PRINCE2-Zertifizierung bietet viele Vorteile. Sie ist international anerkannt und kann die Karrierechancen erheblich verbessern. Zudem bietet sie ein solides Fundament für effektives Projektmanagement und kann in verschiedenen Branchen und Projekten angewendet werden. PRINCE2 eignet sich aufgrund der Methoden sehr gut, um hybride oder agil angehauchte Projekte zu steuern. Zudem sind einige Methoden auch außerhalb von PRINCE2 Projekten durchwegs interessant in der Anwendung, wie beispielsweise den Aufbau der Projektdokumentation in Registern. Ein weiterer Pluspunkt sind Benefits bei Projektausschreibungen in gewissen Branchen, hier werden Personen mit PRINCE2 Zertifikat sehr oft höher bewertet (wie sinnvoll das ist, ist eine andere Frage).

Voraussetzungen

Für die PRINCE2 Foundation-Zertifizierung gibt es keine spezifischen Voraussetzungen. Für die Practitioner-Zertifizierung müssen die Kandidaten jedoch die Foundation-Prüfung bestanden haben oder Zertifikatsträger eines anderen Standards sein, wie beispielsweise IPMA oder PMP. Ein gutes Grundverständnis, wie Projekte funktionieren und abgewickelt werden, ist allerdings ratsam. Der Fokus der meisten Kurse und Seminare von Anbietern liegt, wie leider sehr oft, darin, die Prüfung zu bestehen und nicht möglichst praxisorientiert die Anwendbarkeit zu vermitteln.

Inhalt / Aufbau

PRINCE2 ist grundsätzlich sehr flexibel und effektiv und bietet damit einen strukturierten Ansatz, Projekte umzusetzen. Dieser Ansatz basiert auf 3 grundlegenden Säulen: Prinzipien, Themen und Prozesse. Diese sollen gewährleisten, dass Projekte effizient geplant, überwacht und gesteuert werden können – unabhängig von ihrer Größe oder Komplexität.

Die Sieben Prinzipien – Das Herzstück von PRINCE2

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Jedes Projekt sollte stets einen klaren geschäftlichen und wirtschaftlichen Nutzen haben.
2. Lernen aus Erfahrung: Wichtig ist, aus vergangenen Projekten zu lernen und dieses Wissen in neuen Projekten anzuwenden.
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine klare Definition der Teamstruktur und der Verantwortlichkeiten. Zudem berücksichtigt der Standard auch Kunden, Lieferanten und Unterstützungsleistungen im Projekt.
4. Steuerung in Managementphasen: Projekte werden in überschaubare und kontrollierbare Phasen unterteilt und in diesen die Details zu Aktivitäten und Produkten geplant.
5. Management by Exception: Es gibt definierte Abweichungstoleranzen. Die Eskalationswege an höhere Projektebenen sind damit erst nötig, wenn diese überschritten werden.
6. Produktorientierung: Der Fokus liegt auf der Lieferung von qualitativ hochwertigen Endprodukten bzw. Ergebnissen.
7. Anpassen an die Projektumgebung: PRINCE2 ist flexibel und passt sich den spezifischen Bedingungen und Anforderungen eines Projekts an.

Die Sieben Themen – Ein umfassender Blick auf das Projektmanagement

1. Business Case: Die wirtschaftliche Rechtfertigung des Projekts, die regelmäßig überprüft wird, um den Nutzen für das Unternehmen sicherzustellen.
2. Projektorganisation: Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam.
3. Projekt-, Phasen- und Teamplan: Hier wird das geplante Vorgehen des Projekts auf verschiedenen Ebenen festgehalten.
4. Risikoanalyse: Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken.
5. Qualitätsmanagement: Überprüfung der Übereinstimmung zwischen Anforderungen und tatsächlicher Beschaffenheit.
6. Umgang mit Änderungen: Strukturiertes Management von Änderungen im Projekt.
7. Überwachung des Fortschritts: Laufende Überprüfung der Projektpläne und Anpassung bei Bedarf.

Die Sieben Prozesse – Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zum Erfolg

1. Vorbereitung eines Projekts: Legt die Grundlagen für das Projekt fest, wie beispielsweise die Formulierung des Projektvoschlags, erstellung Business Case, Aufwandsschätzung, etc.
2. Lenkung eines Projekts: Verantwortlich für die Freigabe und Überwachung der einzelnen Phasen und laufende Überprüfung des Projektnutzens.
3. Initiierung eines Projekts: Detaillierte Planung und Einrichtung von Steuerungsmechanismen (Projektplan, Qualitätsplan, Risikoanalyse, Kommunikationsstrukturen, etc.).
4. Steuerung der Phasen: Überwachung des Projektfortschritts und Kontrolle der Arbeitspakete.
5. Management der Produktlieferung: Sicherstellung der Lieferung und Qualität der Arbeitspakete und laufende Abnahme von Produkten.
6. Management der Phasenübergänge: Planung und Vorbereitung für den Übergang zur nächsten Phase. Aktualisierung von Projektrisiken, Projektplan und beispielsweise Business Case. Freigabe einholen zum Start für die nächste Projektphase.
7. Abschluss eines Projekts: Abnahme des Projektendprodukts und Abschlussdokumentation.

Wer ein interaktives und anschauliches Tutorial zum Standard und allgemein Projektmanagement als Vorbereitung benötigt, kann hier auch Kollege KI (z.B. ChatGPT) mit folgendem Prompt zurate ziehen:

Du bist Experte für den Projektmanagement Standard PRINCE2. Ich möchte, dass du als mein Mentor fungierst und mir den Standard anhand des Projekts "Planung einer Zirkusvorstellung" erklärst. Führe mich Stück für Stück an die Thematik heran und gehe davon aus, dass ich keinerlei Vorwissen besitze.

Ablauf und Wissenswertes zur Zertifizierungsprüfung

Die PRINCE2-Prüfungen können online oder in einem Prüfungszentrum abgelegt werden. Die Prüfung ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Deutsch und Englisch. Die Foundation-Prüfung besteht aus Multiple-Choice-Fragen, während die Practitioner-Prüfung objektive Testfragen enthält, aber diese sind auch via Multiple-Choice zu beantworten. Die Prüfung erfolgreich abgelegt haben alle die 60% der Fragen korrekt beantworten. Erfahrungsgemäß kann man sein Glück direkt nach einem PRINCE2 Seminar versuchen, da es (unserem Empfinden nach) sehr schwierig ist für die Prüfung gezielt zu lernen. Wenn überhaupt macht es Sinn die Art und Weise, wie die Fragen gestellt sind zu trainieren. Eine Prüfungsversicherung kann zusätzlich abgeschlossen werden (Kosten ca. 100 EUR). Aber Achtung: Die Prüfung muss innerhalb eines Jahres nach einem PRINCE2 Kurs/Training abgelegt werden. Ansonsten verfällt die Prüfungsberechtigung.

Zeitaufwand und Kosten

Die Vorbereitungszeit für die PRINCE2-Prüfungen variiert je nach Vorkenntnissen und Erfahrung. Wie bereits erwähnt kann man sein Glück theoretisch direkt nach dem Kurs versuchen. Die Kosten für die Kurse und Prüfungen können je nach Anbieter und Region variieren und betragen für eine PRINCE2 Foundation ca. 1.200 EUR netto inkl. Prüfungsgebühr und für einen PRINCE2 Practitioner ca. 1.400 EUR netto inkl. Prüfungsgebühr. Theoretisch kann man sich PRINCE2 auch im Selbststudium beibringen und die Prüfung beim offiziellen Prüfungsanbieter peoplecert.org für aktuell 625 EUR ablegen. Die Lernmaterialien sind allerdings aktuell nur in englischer Sprache verfügbar.

Fazit und praktische Anwendbarkeit

Die PRINCE2-Zertifizierung bietet solide Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement. Sie ist sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Projektmanager:innen geeignet und kann sicherlich die Karrierechancen verbessern.

Wie bei jedem Standard gibt es Methoden, die sich im täglichen Projektleben sehr bewähren, wie die bereits erwähnten Register, die als zentrale Dokumentationstools wichtige Projektinformationen wie Risiken, Qualitätsprüfungen, aufgetretene Probleme, Änderungsanforderungen, Konfigurationselemente und gelernte Lektionen systematisch erfassen und verwalten. Damit behält man einen klaren Überblick und eine effiziente Steuerung aller wesentlichen Aspekte des Projekts. Das Projektvorgehen selbst ist vor allem in Österreich nicht so weit verbreitet wie beispielsweise in Deutschland, obwohl es durchwegs Projektarten gibt, in welchen das Vorgehen sehr vorteilhaft ist, wie beispielsweise in hybriden/agilen Projekten, da es eine solide Struktur und Disziplin bietet, die mit der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit agiler Methoden gut harmoniert.

Je nach Lerntyp und Vorwissen im Projektmanagement ist entweder ein Kurs über einen Anbieter oder das kostengünstigere Selbststudium zur Vorbereitung möglich. Für Kursteilnehmer:innen empfehlen wir nicht zu lange nach einem abgeschlossenen Kurs mit der Prüfung zu warten, sondern lieber das Momentum zu nutzen, wenn die Inhalte noch frisch im Kopf sind.

Sie möchten eine PM-Zertifizierung machen und wissen nicht welche? Wir werden in unseren folgenden Artikeln noch über weitere von uns abgelegte Zertifizierungen schreiben und beraten Sie gerne – melden Sie sich bei uns!

Quellen und weiterführende Links:

PRINCE2 Certification | Qualifications and Exams | Axelos
PRINCE2 | PeopleCert