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Projektstillstand – Eingefroren in der Projektroutine

Projektauftakt und los gehts. Voller Elan Richtung Projektende, mit den Projektzielen klar im Blick, zumindest in der Theorie. Was ist aber, wenn der Projekt-Motor ins Stottern gerät oder gar zum Stillstand kommt? Möglicherweise ist es gar kein Problem, wenn ein Projekt mal an Fahrt abnimmt, weil vielleicht konkurrierende Themen vermeintlich an Priorität gewinnen. Als Projektleiter:in sollte man allerdings potenzielle Verzögerungen und Auswirkungen stets im Blick haben und ggf. mit den Projektsponsoren und Auftraggebern abstimmen. Welche Anzeichen es für einen drohenden Projektstillstand gibt und wie man am besten damit umgeht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schleichender Stillstand

Vielleicht kennen Sie das: Das Projekt startet, die Motivation ist groß, die ersten Aufgaben werden aufgeteilt und der Projektfortschritt in den ersten Projektstatusmeetings ist großartig. In einer ersten Umsetzungsphase läuft alles gut, das Projektteam nimmt aufgrund von beispielsweise konkurrierenden Projekten, Linientätigkeiten oder Urlauben ein wenig an Performance ab, was aber noch keinen Grund zur Sorge bietet, damit haben Sie im Zuge der Erstellung des Projektplans gerechnet. Wichtig war es, die ersten Deadlines zu halten, die Umsetzung sowie die Grundfunktionalität herzustellen und dieser Meilenstein wurde schließlich bereits erreicht. Der Feinschliff ist nun ein Klacks und Sie widmen sich getrost selbst weiteren Projekten. Die Projektstatusmeetings werden für Sie zu einer netten Routine. Zieltermine können schon mal überschritten werden, schließlich haben alle im Projekt auch viele andere Themen zu erledigen. Eine Argumentation, die auch ihr Projektauftraggeber kennt und akzeptiert, da das Hauptziel im Projekt vielleicht bereits erreicht wurde.

Es kommt zu einer unausgesprochenen Projektpause, ein Projektstillstand tritt ein und ehe man sich versieht, werden die Stimmen um das Projekt immer leiser und erlöschen schließlich. Ein Fade-Out-to-Extinction. Doch nicht immer ist es gewollt, dass Projekt stillsteht.

Mögliche Symptome eines drohenden Projektstillstands

Wichtig ist es, die möglichen Ursachen eines drohenden Stillstands zu erkennen, um diesen bestmöglich entgegenwirken zu können. Diese Symptome können sein:

  • Wichtige Projektentscheidungen werden nicht oder zu spät getroffen (beispielsweise mangels klarer Zuständigkeit oder Entscheidungsgewalt)
  • Lange Wartezeiten bei der Umsetzung von Arbeitspaketen, beispielsweise Lieferobjekte von externen Dienstleistern
  • Merkbar schlechte Stimmung im Projektteam, was sich in mangelnder Motivation äußert
  • Trotz vereinbarter Meilensteine und angestrebter Ziele ergeben sich Verzögerungen im Projekt durch beispielsweise zu viele Aufgaben in der Linientätigkeit der Projektteammitglieder

Auswirkungen von Stillständen

Vielleicht waren Sie selbst bereits in einer ähnlichen Situation? Nüchtern betrachtet fragt man sich vielleicht, warum man das Projekt in diesem Fall nicht abbricht oder für beendet erklärt. Der Grund dafür ist möglicherweise, dass gewisse Lieferobjekte unbedingt einen Feinschliff benötigen würden, um die Effizienz zu steigern, oder wichtige Funktionalitäten aktuell nur durch Hilfslösungen unterstützt werden (Stichwort Workaround). Kurz gesagt: Es ist zwar noch etwas zu tun, aber die Priorität ist nicht so hoch wie bei konkurrierenden Projekten oder anderen Tätigkeiten.

Folgende Konsequenzen können einen Projektstillstand mit sich ziehen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  • Workarounds bleiben die Lösung, verbunden mit manuellen Tätigkeiten, Fehlerrisiken und nur rudimentärer Dokumentation
  • Mögliche Folgeprojekte können nicht starten
  • Unternehmensressourcen und ggf. auch externe Projektressourcen bleiben gebunden
  • Nachlassende Motivation der Projektbeteiligten (eventuell auch in Folgeprojekten), weshalb ein ordentlicher Projektabschluss nicht unterschätzt werden sollte
  • Verständnis im Management ist schwierig zu erlangen, wenn ein vermeintlich abgeschlossenes oder auf Eis gelegtes Projekt noch Ressourcen benötigt
  • Auch bei Folgeprojekten kann es für Projektleiter schwieriger werden, die Freigabe für Ressourcen zu erhalten

Fazit und wie man dem Stillstand entgegenwirken kann

Es geht schneller, als man oftmals denkt, sich in einer Stillstand-Situation wiederzufinden. Auch kann es oftmals ganz natürlich sein, dass ein Projekt in gewissen Phasen ein wenig abflacht, wie beispielsweise in Urlaubszeiten, Krisen oder kurzfristigen Änderungen der Unternehmensstrategie. Es empfiehlt sich allerdings, stets einen kritischen Blick auf seine Projektarbeit zu werfen und mögliche Verzögerungen oder gar Stillstand früh zu identifizieren. Folgende Maßnahmen und Tipps können Sie dabei unterstützen:

  • Sprechen Sie Ihre Beobachtungen aktiv im Projektteam und bei Auftraggebern an und beobachten Sie den weiteren Projektverlauf kritisch
  • Reevaluieren Sie die Projektziele und ändern diese ggf. in Abstimmung mit den Auftraggebern
  • Empfehlen Sie einen vorzeitigen Projektabschluss und die Übergabe offener Lieferobjekte in die Linienorganisation
  • Empfehlen Sie einen vorzeitigen Projektabschluss und ein Folgeprojekt zur Abarbeitung der noch offenen Lieferobjekte
  • Überlegen Sie, je nach Projektfortschritt einen Abbruch oder Projektstopp zu empfehlen

Erfahrungsgemäß ist es zudem nicht nur für das Projekt, sondern vor allem auch für das Projektteam wichtig, einen sauberen Projektabschluss hinzubekommen und auch diesen Erfolg gebührend zu feiern.

Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite –  kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com

Quellen und weiterführende Links:

5 Gründe für das Scheitern von Projekten

Warum viele Projekte scheitern

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