Stellen Sie sich vor, Sie jonglieren gleichzeitig mit fünf verschiedenen Projekten. Jedes davon hat eigene Deadlines, Anforderungen und Prioritäten. Schon bei dem Gedanken daran macht sich ein mulmiges Gefühl breit, oder? Multiprojektmanagement – also die Verwaltung mehrerer Projekte parallel – ist für viele Projektmanager längst zur Normalität geworden. Besonders im Consulting kann die Komplexität enorm sein, wenn diese Projekte nicht nur in einem Unternehmen, sondern bei verschiedenen Kunden betreut werden. Dieser Artikel gibt Ihnen Einblicke in die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Multiprojektmanagement und zeigt typische Fallen auf, die man vermeiden solltete.
Was ist Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement (MPM) bezeichnet die gleichzeitige Steuerung und Organisation mehrerer Projekte innerhalb einer Organisation. Anders als das klassische Projektmanagement, bei dem die gesamte Aufmerksamkeit auf ein einzelnes Projekt gerichtet ist, erfordert MPM eine übergreifende Koordination und eine effektive Ressourcenverteilung. Ziel ist es, die Projekte effizient zu managen, Konflikte zu vermeiden und Prioritäten zu setzen – was in der Praxis oft eine Herausforderung darstellt.
Die Herausforderung
Überlastung und Ressourcenknappheit: Ressourcen – vor allem Personal – sind oft begrenzt. Häufig müssen Mitarbeiter auf mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, was die Gefahr von Überlastung und Ineffizienz erhöht.
Priorisierungskonflikte: Welches Projekt hat Vorrang, wenn alle wichtig erscheinen? Häufig geraten Projektmanager hier in einen Zwiespalt, da nicht immer eindeutig ist, welche Aufgaben am dringendsten bearbeitet werden müssen.
Kommunikationsprobleme: Je mehr Projekte betreut werden, desto komplexer und aufwendiger wird die Kommunikation zwischen den Teams und Stakeholdern. Missverständnisse und Informationsverluste sind dabei keine Seltenheit. Und gerade auch unternehmensübergreifend kann es mehr als herausfordernd sein verschiedene Kalender zu synchronisieren.
Unvorhergesehene Risiken und Abhängigkeiten: Oft gibt es Abhängigkeiten zwischen Projekten, die zu Beginn nicht offensichtlich sind. Solche Abhängigkeiten können zu Verzögerungen führen, wenn sie nicht frühzeitig erkannt und berücksichtigt werden.
Erfolgsfaktoren
Klare Ziele und Prioritäten setzen: Es wäre wichtig, Projekte strategisch nach Geschäftszielen und Ressourcenverfügbarkeit zu priorisieren. Die Teams sollten jederzeit wissen, welches Projekt oberste Priorität hat. In der Praxis ist die oft schwierig.
Zentrale Planung und Tools: Software-Tools wie MS Project, Jira oder Trello können helfen, alle Projekte zentral zu überwachen und Aufgaben übersichtlich zu verteilen. Ein gutes Tool kann den Projektfortschritt anzeigen und Engpässe frühzeitig erkennbar machen.
Ressourcenmanagement: Regelmäßige Kapazitätsplanung kann sicherstellen, dass keine Projekte oder Teams unterversorgt werden. Das bedingt aber auch eine Einschätzung zu machen wie viel Ressourcen tatsächlich vorhanden sind
Regelmäßige Status-Updates und Meetings: Agile Methoden wie tägliche Stand-ups oder wöchentliche Statusmeetings helfen, die Projekte auf Kurs zu halten und Probleme rechtzeitig zu identifizieren.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein guter Projektmanager muss schnell auf Änderungen reagieren können – sei es durch Verzögerungen oder Umpriorisierungen. Flexibilität ist hier der Schlüssel.
Ganz schwierig – Multiprojektmanagement im Consulting
Die Herausforderungen des Multiprojektmanagements potenzieren sich im Consulting, wenn die Projekte für verschiedene Kunden bearbeitet werden. Dabei kommen zusätzliche Komplexitäten ins Spiel:
Multitasking auf Kundenebene: Anders als bei Projekten in einem einzigen Unternehmen, müssen Sie als Consultant flexibel auf verschiedene Arbeitsweisen und Anforderungen reagieren. Jeder Kunde hat seine eigene Kommunikationskultur und seine eigenen Erwartungen, was eine hohe Anpassungsfähigkeit erfordert.
Umgang mit unterschiedlichen Deadlines und Prioritäten: Kunden setzen oft individuell abgestimmte Deadlines, die selten aufeinander abgestimmt sind. Hier gilt es, realistische Zeitpläne zu entwickeln und klare Prioritäten zu kommunizieren.
Vertraulichkeits- und Datenschutzaspekte: Die parallele Arbeit an Projekten für mehrere Kunden macht es notwendig, Informationen strikt zu trennen. Datenschutz und Compliance müssen hierbei stets beachtet werden.
Reisetätigkeit und Zeitzonenmanagement: Besonders in internationalen Projekten sind Consultants oft vor Ort beim Kunden gefragt. Dies kann durch häufige Reisetätigkeit oder unterschiedliche Zeitzonen zusätzlichen Zeitdruck erzeugen und verlangt ein genaues Zeit- und Ressourcenmanagement.
Typische Fallen im Multiprojektmanagement
Fehlende Priorisierung: Wenn alle Projekte als gleich wichtig angesehen werden, geht oft die Effizienz verloren. Eine klare Priorisierung ist notwendig, um effektiv arbeiten zu können.
Ressourcen-Overcommitment: Überbeanspruchung von Ressourcen führt langfristig zu Qualitätseinbußen und erhöhtem Risiko von Burnout im Team.
Schlechte Kommunikation zwischen den Projektteams: Wenn Informationen nicht ausreichend ausgetauscht werden, entstehen Missverständnisse und es kommt zu Verzögerungen.
Unzureichende Transparenz bei Abhängigkeiten: Abhängigkeiten zwischen Projekten sollten frühzeitig erkannt und transparent gemacht werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
Unrealistische Zeitpläne: Der Wunsch, optimistische Zeitpläne zu setzen, führt häufig zu permanenten Nachbesserungen und Frustration im Team.
Tipps
Realistische Zeit- und Ressourcenplanung: Setzen Sie realistische Zeitpuffer und berücksichtigen Sie eventuelle Engpässe in der Personalverfügbarkeit.
Effizientes Task-Management: Definieren Sie Aufgaben und Meilensteine klar und legen Sie diese transparent fest. Regelmäßige Überprüfungen sind wichtig, um den Fortschritt zu bewerten.
Überlastung vermeiden: Teams sollten sich möglichst auf zwei bis drei Projekte gleichzeitig konzentrieren. Das steigert die Qualität und minimiert die Gefahr von Überforderung.
Automatisierungen nutzen: Nutzen Sie Software, die Sie bei der Überwachung von Zeitplänen und Ressourcen unterstützt und Engpässe automatisch aufzeigt.
Fazit
Multiprojektmanagement erfordert ein hohes Maß an Organisation, Planung und Kommunikationsgeschick. Insbesondere im Consulting, wenn Sie für verschiedene Kunden arbeiten, ist es eine Herausforderung, jedem Projekt gerecht zu werden und gleichzeitig individuelle Anforderungen zu erfüllen. Mit den richtigen Methoden, einer klaren Priorisierung und effizienten Planung können Sie die typischen Fallen vermeiden und Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen.
Stecken Sie selbst in einem Multiprojektmanagement-Dilemma?