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Ein gelungener Start ins das neue (Projekt-)Jahr

Der Start in das neue (Arbeits-)Jahr bietet sich wunderbar an, um einen Blick auf den Projektfortschritt und den aktuellen Stand des Projektportfolios – sowohl in fachlicher Hinsicht als auch auf die Zusammenarbeit bezogen – zu werfen. Bevor man in einer Jahresauftaktveranstaltung einen Ausblick auf die Tätigkeiten wagt, die im neuen Jahr bearbeitet werden sollen, bietet sich an, in einem Rückblick – der sogenannten Retro oder Retrospektive – das vergangenen Jahr Revue passieren zu lassen. Unserer Erfahrung nach ist es ideal, wenn man sowohl die Retro als auch Jahresauftaktveranstaltungen als Onsite-Workshop plant. Je nach Umfang der Inhalte ist es selbstverständlich möglich, beides in einem Aufwasch zu erledigen. Wichtig ist allerdings, dass man ausreichend Zeit einplant, da Diskussionen in beiden Formaten ausdrücklich erwünscht sind.

Was ist eine Retro?

Retrospektiven sind moderierte Meetings, die gemeinsam mit dem Projektteam abgehalten werden, um zu reflektieren, was im vergangenen Zeitraum gut und was schlecht gelaufen ist. Ziel ist es, herauszufinden, wie die Zusammenarbeit weiter verbessert und die Qualität der Arbeitsergebnisse erhöht werden kann. Es geht vorrangig nicht um fachliche Themen, sondern stark um die Stimmung im Team. Idealerweise beteiligen sich alle Projektteammitglieder an der Diskussion, damit alle Sichtweisen eingebracht werden. Besonders in der agilen Software-Entwicklung werden Retros gerne genutzt, um stetige Weiterentwicklung zu fördern.

In SCRUM ist die Retrospektive ein fester Prozess-Bestandteil und wird idealerweise nach jedem Sprint (ca. alle 2-4 Wochen) durchgeführt. Jedenfalls ist es empfelenswert, spätestens bei Projektende eine Retro abzuhalten. Sinnvoller sind allerdings kürzere Abstände, da man bei Problemen dann bereits während der Projektlaufzeit Gegenmaßnahmen finden und einleiten kann. Zudem ist es ein Grundprinzip der agilen Projektarbeit, diese stetig zu verbessern. Bei Projekten oder in anderen Konstellationen, in denen man an Themen arbeitet, die über einen längeren Zeitraum erstrecken, macht es durchaus Sinn, eine jährliche Retro abzuhalten. Das bietet nicht nur Einblick in den aktuellen Fortschritt, sondern stellt auch Fixpunkte in der Zusammenarbeit dar.

Wie gelingt die Retro?

Erfahrungsgemäß ist es sehr von Vorteil, wenn Meetings, in denen alle partizipieren sollen, moderiert werden. Somit kann man dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen und sich jede/r einbringt. Insbesondere, wenn es um persönliche Sichtweisen und Empfindungen geht, kann es emotional werden, weshalb sich jemand um das Timekeeping sollte. Nur so gelingt es, allen Beteiligten den gleichen Raum zu geben. Außerdem ist es wichtig, dass jemand darauf achtet, dass die Teammitglieder ausreden und alle Beteiligten motiviert und offen sein können.

Es gibt verschiedenste Methoden, die man für die Durchführung einer Retro verwenden kann. Die einfachste ist hierbei die Start-Stopp-Methode. Hierbei versucht man anhand von zwei Bereichen herauszufinden, was besser gemacht werden kann (Start Doing This) und was nicht gut lief und man deshalb nicht mehr (so häufig) tun sollte (Stop Doing This). Alternativ kann eine dritte Kategorie (Continue) hinzugefügt werden. Hier werden Themen angeführt, die gut laufen und die man deshalb gerne so beibehalten möchte – es gibt demnach keinen Handlungsbedarf. Die Wahl der Methode ist allerdings nicht ausschlaggebend für den Erfolg einer Retro. Wichtiger ist das Mindset der Teilnehmenden. Auch der generelle Wille zur Weiterentwicklung sowie eine gewissen Ernsthaftigkeit ist essentiell.

Jahresauftakt

Obwohl es sich bei Projekten um begrenzte Vorhaben handelt, ist es durchaus die Regel, dass sich vor allem Produktentwicklungsprojekte im Softwarebereich über mehrere Jahre erstrecken können. Hier empfiehlt sich eine zeitliche Aufteilung, die mit einem Jahresauftakt in eine neue Iteration startet. Im Gegensatz zur Retro beschäftigt man sich im Jahresauftakt stärker mit den fachlichen Themen. Die Weihnachtsfeiertage liegen hinter uns und man startet mit vollem Elan ins neue Jahr. Doch einfach dort weiterzumachen, wie man im Dezember aufgehört hat, wäre langweilig. Der Jahresauftakt ist wichtig, da er die Grundlage für den erfolgreichen weiteren Verlauf des Projekts im Laufe des Jahres legt. Er ermöglicht es, die Ziele und die Roadmap des Projekts für das kommende Jahr festzulegen, Ressourcen und Zeitpläne zu planen und Risiken und Herausforderungen zu identifizieren. Auch für das Setzen von Prioritäten und die Festlegung von Meilensteinen für das Projekt ist eine derartige Auftakt-Veranstaltung bestens geeignet. Ein erfolgreicher Jahresauftakt kann dazu beitragen, das Projekt auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass es rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Außerdem dient der Workshop dazu, die Projektbeteiligten motiviert zu halten und trägt positiv zum Teamspirit bei.

Wir haben tolle Workshop-Ergebnisse. Und nun?

Im Projektmanagement geht es nicht nur um die Planung von Ereignissen – mindestens genauso wichtig ist die Überwachung des Fortschritts, um sicherzustellen, dass die geplanten Schritte wie vorgesehen umgesetzt werden. Gleiches gilt selbstverständlich auch für Workshop-Ergebnisse wie die in diesem Artikel beschriebene Retro und den Jahresauftakt. Die Verbesserungswünsche des Teams, die in der Retro erarbeitet wurden, sollten nicht nur dokumentiert werden und in der Schublade verschwinden. Nun geht es an die Umsetzung! Gleiches gilt für die zu bearbeitenden Themen im Jahresauftakt-Workshop. Spannend wird es bei lange laufenden Projekten erfahrungsgemäß besonders dann, wenn man im Jahr darauf vergleicht, was passiert ist und welche Themen tatsächlich abgeschlossen werden konnten.

Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite –  kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com

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